成都活動策劃——不同會議類型的策劃點(diǎn)不同
由于側(cè)重點(diǎn)不同，各種會議的形式和要求也千差萬別，各種會議的流程也多多少少地有些差異，這使各種會議在管理上也微微有所不同。下面，我們將就一些常見的會議在策劃上的一些不同展開討論。這些常見的會議類型包括行業(yè)會議、技術(shù)交流會、專業(yè)研討會、產(chǎn)品發(fā)布會和產(chǎn)品推介會。
行業(yè)會議是由行業(yè)協(xié)會或者是政府主管部門組織舉辦、行業(yè)協(xié)會會員或者該行業(yè)有關(guān)企業(yè)參加的會議。行業(yè)會議的主辦者一般在該行業(yè)都有較大的發(fā)言權(quán)和較強(qiáng)的號召力，會議的參加者一般都是該行業(yè)比較有影響的企業(yè)，會議的影響力一般都較大。隨著世界各國經(jīng)濟(jì)自由化和市場化程度的提高，各國政府介入經(jīng)濟(jì)活動越來越少，目前，幾乎每個行業(yè)都有自己的行業(yè)協(xié)會，這些行業(yè)協(xié)會越來越對本行業(yè)起著重要的規(guī)范、協(xié)調(diào)和管理工作，為此，它們一般隔一段時間就會召開行業(yè)會議，對本行業(yè)的一些重要議題展開討論。如果某些行業(yè)暫時還沒有成立行業(yè)協(xié)會，政府有關(guān)主管也會暫時起到行業(yè)協(xié)會的上述作用，擔(dān)負(fù)起組織召開行業(yè)會議的職能。
1.行業(yè)會議的分類重慶展廳搭建
國際會議協(xié)會(1CCA)將行業(yè)會議分為三類：科技會議、商貿(mào)會議和會員會議?？萍紩h是以技術(shù)推廣、科技交流與合作為主要目的的行業(yè)會議;商貿(mào)會議是以傳播商業(yè)和貿(mào)易信息、研討行業(yè)貿(mào)易問題為主要目的的行業(yè)會議;會員會議是主要由行業(yè)協(xié)會會員參加的、旨在促進(jìn)會員之間的相互了解和合作為主要目的的行業(yè)會議。
2.行業(yè)會議主題和議題的選擇在很多行業(yè)，行業(yè)協(xié)會一般每年都會舉辦至少一次行業(yè)會議，每次行業(yè)會議一般也都有一個主題。行業(yè)會議的主題一般都緊扣行業(yè)發(fā)展的脈搏，關(guān)注行業(yè)發(fā)展中發(fā)出的時代的強(qiáng)音。所以，對于一些快速發(fā)展的行業(yè)和一些比較成熟的行業(yè)，其行業(yè)會議的主題幾乎每年都是不一樣的。
除了會議主題要具備前面提到的前瞻性、總結(jié)性和時尚性等特征外，行業(yè)會議的議題還要具備較強(qiáng)的行業(yè)號召力。不管是科技會議、商貿(mào)會議還是會員會議，會議的議題有號召力才能吸引行業(yè)內(nèi)企業(yè)的參加，這對于會員會議尤其重要?？萍紩h和商貿(mào)會議由于會議議題導(dǎo)向明顯，并且一般都很實(shí)用，對企業(yè)經(jīng)營有一定的幫助，企業(yè)因此往往也樂于參加。但對于會員會議來說，如果會議議題對企業(yè)而言沒有吸引力，企業(yè)可能就會因業(yè)務(wù)忙等原因而不出席會議，或者即使出席會議，也會派一些無足輕重的人員參加，會議的質(zhì)量因此會大打折扣。
行業(yè)會議的議題一般極富行業(yè)特征和行業(yè)代表性，能針對行業(yè)發(fā)展中遇到的新情況和新問題展開研討，能就某一問題組織行業(yè)大討論。行業(yè)會議討論的問題所得出的結(jié)論有時候不僅僅是學(xué)術(shù)上的研討，它往往帶有政策指導(dǎo)傾向，會被有關(guān)部門作為制定解決某些問題的政策的依據(jù)。
3.行業(yè)會議籌備方案很多行業(yè)會議都是每年舉行的“例會”，其策劃流程已經(jīng)非常成熟，因此，對于很多行業(yè)會議，除了每年要仔細(xì)策劃會議的主題和議題外，有關(guān)會議的其他策劃一般可以因循舊例。所以，對于那些每年都要舉辦的行業(yè)會議，管理的中心任務(wù)就集中在三個方面：會議的主題、會議的議題和會議的籌備方案。會議的主題和議題我們在前面已有介紹，下面我們主要討論會議的籌備方案成都展覽公司。
除了前面講述的一般流程以外，和一般會議相比，行業(yè)會議的籌備方案也有一些特殊的方面：
(1)時間、地點(diǎn)和規(guī)模。有些行業(yè)會議的舉辦時間每年都比較固定，如固定在年初和年末等，會議的會期一般是4到5天，有的是2到3天，但一般不超過6天。行業(yè)會議召開的地點(diǎn)往往不固定，經(jīng)常變換，有少數(shù)行業(yè)會議召開會議的地點(diǎn)比較固定。行業(yè)會議的規(guī)模一般在400人以下，所以其要求的召開會議的場所的容量一般不會超過400人。
(2)主講人和聽眾。行業(yè)會議的主講人基本來自行業(yè)協(xié)會、協(xié)會會員和政府主管部門三個方面，也有少數(shù)來自行業(yè)以外的科研機(jī)構(gòu)。會議的主講人一般由行業(yè)協(xié)會或政府主管部門確定和邀請。行業(yè)會議的聽眾基本都是行業(yè)內(nèi)的企業(yè)尤其是協(xié)會會員單位，聽眾一般都具有一定的職位，有些較有影響的行業(yè)會議，其聽眾甚至大重慶會展設(shè)計部分都是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人。一些比較重要的行業(yè)會議，有時候還會專門邀請有關(guān)新聞媒體的記者到會旁聽并進(jìn)行現(xiàn)場采訪。
(3)會議議程。和一般會議不同，行業(yè)會議一般都有政府主管部門和協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)出席，會議議程因此也比一般會議多了一個領(lǐng)導(dǎo)人致辭和發(fā)言的程序，有的還要有新聞媒體對領(lǐng)導(dǎo)人的采訪或者新聞發(fā)布會等。
(4)會議資料的準(zhǔn)備。除了一般會議資料以外，行業(yè)會議一般還要準(zhǔn)備會議紀(jì)念品和禮品，要準(zhǔn)備新聞稿和領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言辭等。
(5)會議召開方式。行業(yè)會議的召開方式更多、更靈活，它可以采取一般專業(yè)研討會和技術(shù)交流會的會議方式，也可以采取聯(lián)誼會、座談會、茶話會等方式，主要看會議的主題和議題而定。
(6)會議預(yù)算。行業(yè)會議預(yù)算的資金支出和一般的會議相似，但預(yù)算的資金來源更加豐富，會員的會費(fèi)、協(xié)會的基金、政府撥款和企業(yè)贊助等都是重要的來源。
